Polityka prywatności Kovas sp. z o.o.

Polityka prywatności Kovas sp. z o.o.

dokument do zamieszczenia pod linkiem w stopce strony głównej

Niniejszy dokument zawiera informacje o przetwarzaniu Państwa danych osobowych przez Kovas sp. z o.o. ul. Kiwierska 14/4, 01-682 Warszawa (dalej: „Spółka”) w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.kovas.com (dalej: „Strona internetowa”), a także w związku z nawiązywaniem lub utrzymywaniem kontaktów ze Spółką za pośrednictwem innych kanałów komunikacji, w tym poczty e- mail, połączeń telefonicznych lub tradycyjnej korespondencji pocztowej.

I. Warunki przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO” lub „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”) informujemy, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Kovas sp. z o.o. ul. Kiwierska 14/4, 01-682 Warszawa (dalej także jako: „Administrator”).

Bezpieczeństwo Pani/Pana danych jest dla nas najważniejsze, dlatego zgodnie z RODO wdrożyliśmy i utrzymujemy adekwatne do rozpoznanego ryzyka środki organizacyjne i techniczne. Wdrożone zabezpieczenia podlegają cyklicznym przeglądom, a w razie konieczności modyfikacji. W celu zapewnienia integralności i poufności danych wdrożyliśmy również procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

Cel przetwarzania danych	Podstawa prawna przetwarzania danych
Rejestracja konta użytkownika w platformie B2B korzystanie z jej funkcjonalności, obsługa ewentualnych reklamacji dotyczących działania platformy lub świadczonych usług,	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (zawarcie oraz realizacja umowy) – w odniesieniu do użytkownika platformy
	art. 6 ust. 1 lit f) RODO (prawnie uzasadniony interes – kontakt z pracownikami/ współpracownikami użytkownika platformy) – w odniesieniu do osób występujących w imieniu do użytkownika platformy
Przyjmowanie zapytań i udzielanie odpowiedzi (w tym m.in. poprzez kontakt email, telefoniczny lub pocztowy)	art. 6 ust. 1 lit f) RODO (prawnie uzasadniony interes   –   umożliwienie   kontaktu ze Spółką, przyjmowanie zapytań dotyczących  oferowanych  produktów  lub świadczonych usług
Wykonywanie   obowiązków   wynikających z przepisów prawa dotyczących wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych (rachunków, faktur) i dokonywania rozliczeń	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny) – ustawa o rachunkowości oraz przepisy prawa podatkowego
Prowadzenie działań promocyjno- marketingowych, w tym za pośrednictwem narzędzi komunikacji elektronicznej (np. email, cookies). Niektóre działania takie jak np. wysyłanie newsletterów lub instalowanie plików cookies mogą wymagać uzyskania dodatkowej Pani/Pana zgody na podstawie odrębnych przepisów prawa.	art. 6 ust. 1 lit f) RODO (prawnie uzasadniony interes – marketing bezpośredni produktów i usług, optymalizacja działań reklamowych i sprzedażowych art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów np. celu marketingowym)
Umożliwienie korzystania ze Strony internetowej, jej funkcjonalności oraz dostępnych na niej usług	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (zawarcie oraz realizacja umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną)
Prowadzenie działań analitycznych i statystycznych dotyczących aktywności użytkowników na Stronie internetowej za pośrednictwem cookies lub innych podobnych technologii. Instalowanie plików cookies w tym celu może wymagać uzyskania dodatkowej Pani/Pana  zgody  na  podstawie  odrębnych przepisów prawa.	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes – prowadzenie działań analitycznych i statystycznych dotyczących Strony internetowej w celu rozwoju i udoskonalania usług
Dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – ustalenie i dochodzenie roszczeń, podejmowanie działań o charakterze windykacyjnym, obrona przed roszczeniami)

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w szczególności obsługę informatyczną, w tym serwis i utrzymanie platformy B2B, obsługę marketingową, usługi księgowe, kurierskie, prawnicze. Odbiorcami danych mogą być ponadto podmioty upoważnione do odbioru danych na podstawie przepisów prawa.

Pani/ Pana dane osobowe, takie jak identyfikatory cookies, informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii mogą być przekazywane do państw trzecich (tj. państw nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego), w szczególności Stanów Zjednoczonych co jest związane z korzystaniem przez Spółkę z usług i narzędzi elektronicznych świadczonych przez podmioty z tego kraju. W takim przypadku, transfer Pani/Pana danych będzie zabezpieczony poprzez odpowiedni mechanizm transferowy na zasadach określonych w Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO tj. standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską). Przysługuje Państwu prawo do uzyskania kopii zabezpieczeń danych osobowych przekazywanych do państwa trzeciego. W tym celu należy skontaktować się wysyłając zapytanie na adres e-mail : kontakt@kovas.com

Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne jednoznacznie zidentyfikowanej osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby; ani danych osobowych dotyczących wyroków skazujących, naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa.

W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem Naszego dostawcy (kontrahenta), Spółka przetwarzać będzie Pani/Pana dane kontaktowe (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe) w związku z realizowaną współpracą lub w celu jej nawiązania. W przypadku, gdy danych tych nie pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana, otrzymaliśmy je od Naszego dostawcy (kontrahenta), którego jest Pani/Pan przedstawicielem.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, w zależności od celu ich przetwarzania:

przez okres współpracy lub korzystania z usług świadczonych przez Spółkę,

przez okres prowadzenia korespondencji lub utrzymywania kontaktu,

do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu (przypadki takie opisane zostały w punkcie 2 powyżej).

Po wskazanym wyżej okresie Pani/Pana dane osobowe będą archiwizowane przez czas, w którym właściwe przepisy prawa nakazują przechowywanie danych lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, a następnie będą usuwane lub anonimizowane.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:

prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych,

prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku gdy przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu i na warunkach określonych w przepisach RODO,

prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Wszystkie wskazane wyżej prawa mają zastosowanie w zakresie wynikającym z przepisów Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Może Pani/Pan realizować te prawa poprzez wysłanie zapytania na adres: Kovas sp. z o.o. ul. Kiwierska 14/4, 01-682 Warszawa lub w przypadku kontaktu drogą email, na adres: kontakt@kovas.com

Podanie danych osobowych w celu wykonania obowiązków dotyczących wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych jest obowiązkowe i wynika z ustawy o rachunkowości oraz przepisów prawa podatkowego. Podanie danych na potrzeby realizacji pozostałych celów (opisanych w pkt. 2) jest dobrowolne, lecz może okazać się niezbędne do ich realizacji np. udzielania odpowiedzi na zapytanie, rejestracji konta w platformie B2B oraz korzystania z jej funkcjonalności lub korzystania ze Strony internetowej.

Aktualna wersja Polityki obowiązuje od 15.06.2023 r.

Polityka podlega cyklicznym przeglądom i jeżeli jest to konieczne podlega aktualizacji.